Schreibe die Kernbotschaft deiner E-Mail in den ersten Satz, damit der Empfänger sie sofort erfassen kann.
Was bedeutet eigentlich BLUF?
Mit BLUF ist nicht gemeint, den Gegner beim Kartenspiel zum eigenen Vorteil gezielt in die Irre zu führen – das wäre Bluffen. Der Begriff BLUF kommt zwar auch aus dem Englischen, steht aber für „Bottom line up front“ (auf Deutsch in etwa: „Das Wichtigste zu Beginn“). Das Prinzip wurde vom US-Militär entwickelt und wird dort schon lange als Kommunikationsstandard genutzt (Department of the Army, 2013). Aber auch im Gesundheitssektor oder im Projektmanagement wird BLUF angewendet. BLUF unterscheidet sich von einer Zusammenfassung oder Empfehlung am Textende darin, dass es kürzer und bündiger ist. Man kann BLUF auch in der mündlichen Kommunikation verwenden.
Wie hilft BLUF beim Denken?
BLUF macht Kommunikation hirnfreundlicher. Es unterstützt den Empfänger dabei, die Nachricht besser einordnen zu können. Der Empfänger erfasst als erstes die Kernbotschaft. Er kann sofort entscheiden, ob die Nachricht überhaupt wichtig für ihn ist. Falls nein, kann er sie löschen oder später bearbeiten. Falls ja, kann er sich mit den im Text folgenden Detailinformationen auseinandersetzen. Der Vorteil liegt also darin, dass der Empfänger die Nachricht nicht erst überfliegen und nach der Hauptaussage suchen muss. Das spart Zeit und Denkarbeit. BLUF ist somit besonders interessant für Personen, die viele Informationen verarbeiten müssen und unter Zeitdruck stehen.
Klarheit ist wichtiger als Spannung
Die Kernaussage eines Textes an dessen Beginn zu stellen, nennt man auch deduktiven Ansatz. BLUF ist deswegen deduktiv, weil man mit dem Finale beginnt. Das Gegenteil gilt für einen Blog oder einen Roman. Hierfür ist BLUF weniger geeignet, denn der Leser soll Schritt für Schritt zu einer Erkenntnis geführt werden. Man spricht vom induktiven Ansatz. Es geht darum, beim Leser auf dem Weg zum Ziel Interesse zu wecken und Spannung zu erzeugen. Oder anders gesagt: Wenn der Mörder zu Beginn des Romans bekannt ist, wird ein Roman schnell langweilig.
BLUF in der Praxis
Hier findest du zwei Beispiele für eine klassische Nachricht und eine Nachricht mit BLUF. Zunächst die klassische Nachricht in Form einer Mail:
| Hallo Lea, der Kunde STW hat letzte Woche mehrfach vergeblich versucht, Caro zu erreichen. Caro war krank und hat anscheinend vergessen, das im Mail-System zu hinterlegen. Ihr Telefon hat sie auch nicht umgestellt. Letztlich ist STW erst über den Empfang zu Michael durchgekommen. Michael hat ihnen dann die neuen Sachnummern geschickt. Da es sehr schnell gehen musste, könnte es sein, dass nicht alle Nummern korrekt waren. Ich habe dir die Mail von Michael an STW angehängt. Kannst du daher die Sachnummern bitte bis heute um 14:00 Uhr nochmal überprüfen? Vielen Dank! Grüße! Theo |
Hier dieselbe Mail mit BLUF:
| Hallo Lea, kannst du bitte die Sachnummern in der angehängten Mail von Michael an STW bis heute um 14:00 Uhr prüfen? Zur Erklärung: Caro war letzte Woche krank… |
Fazit: BLUF – ein Prinzip für hirnfreundliche Kommunikation
BLUF ist kein Trick, sondern ein wirkungsvolles Prinzip, um Informationen klar, schnell und zielgerichtet zu vermitteln. Wer es anwendet, nimmt dem Empfänger Denkarbeit ab. Gerade in einer Welt voller E-Mails, Meetings und Chats kann BLUF den entscheidenden Unterschied machen, ob deine Nachricht untergeht oder ankommt.
Literatur
Department of the Army. (2013). Army Regulation 25‑50: Preparing and Managing Correspondence (pp. 1–36b). U.S. Department of the Army.