Möchtest du Emails und Briefe so schreiben, dass sie auch gelesen werden? Dann müssen sie verständlich sein. Der Hamburger Psychologieprofessor Schulz von Thun (2008) hat herausgefunden, dass verständliche Informationstexte vier Eigenschaften haben.
💡Einfachheit
Schreibe den Text so, dass ihn auch ein Kind in der 4. Klasse versteht. Mach die Sätze kurz und verwende bekannte Wörter. Fachwörter erklärst du am besten. Bring das Thema anschaulich rüber, dann können sich alle etwas darunter vorstellen.
Beispiel:
| Kompliziert | Einfach |
| Die Implementierung der neuen Softwarelösung erfordert eine sukzessive Anpassung der bestehenden IT-Infrastruktur. | Damit die neue Software läuft, müssen wir unsere Technik Schritt für Schritt anpassen. |
📏 Kürze
Mach deinen Text so kurz wie möglich und solange wie nötig. Gib deinen Lesern alle Informationen, die sie brauchen. Beschränke dich dabei auf das Wesentliche. Unnötiges kannst du problemlos weglassen.
Beispiel:
| Weitschweifig | Kürze |
| Wir möchten Sie hiermit darüber in Kenntnis setzen, dass die geplante Besprechung vom Donnerstag auf den darauffolgenden Montag verschoben wurde. | Die Besprechung vom Donnerstag findet am Montag statt. |
🗂️ Struktur
Struktur in Form von Gliederung und Ordnung ist besonders bei längeren Texten wichtig. Gliederung bedeutet äußere Übersichtlichkeit: Verwende Absätze, Überschriften und hebe wichtige Stellen optisch hervor, z.B. durch Fettdruck oder Kursivschrift. Ordnung bedeutet innere Folgerichtigkeit: Achte darauf, dass die einzelnen Textabschnitte logisch aufeinander aufbauen. Erkläre Zusammenhänge und Querverbindungen zwischen den einzelnen Teilen.
Beispiel:
| Unübersichtlich | Mit Struktur |
| Wir haben neue Regeln fürs Homeoffice. Bitte beachten Sie auch die geänderten Arbeitszeiten. Außerdem gelten andere Fristen für Projektberichte. | Neu ab Dezember: – Homeoffice-Regelung geändert – Neue Arbeitszeiten – Projektberichte: neue Fristen |
🎇Extra-Kick
Wenn es zum Inhalt passt, kannst du den Text etwas aufpeppen. Damit sind alle Mittel gemeint, die den Text für den Leser attraktiver machen. Hier ein paar gängige Mittel für den Extra-Kick: Beispiele bringen, Emojis einbauen, Bilder und Zeichnungen einfügen, Videos verlinken, einen knackigen Betreff formulieren.
Beispiel:
| Ohne Extra-Kick | Mit Extra-Kick |
| Wir laden Sie herzlich zur Weihnachtsfeier am 20. Dezember ein… | 🎄 Glühwein, Musik & gute Laune – wir feiern Weihnachten! 📍 20. Dezember, 18 Uhr 📌 In der Lounge im 3. Stock |
Fazit: einfach, kurz, strukturiert & Etra-Kick
Verständliche Texte sind einfach, kurz, gut strukturiert und haben manchmal das gewisse Etwas. So werden sie nicht nur gelesen, sondern auch gern gelesen – hirnfreundlich eben 😉
Literatur
Schulz von Thun, F. (2008). Miteinander reden: Band 1 – Störungen und Klärungen. Allgemeine Psychologie der Kommunikation (Sonderausgabe, S. 140–149). Rowohlt Verlag.