Der Checklisten-Check

Pilot oder Pilotin zu sein, ist für viele Kinder ein Traumberuf. Wie spannend wäre es, mit einer riesigen Maschine in die Luft zu steigen, die Welt von oben zu sehen und am anderen Ende der Erde wieder sicher zu landen? Doch bevor ein Pilot zur Startbahn rollt, macht er etwas – auf den ersten Blick – ganz langweiliges: Er bearbeitet Checklisten. Mit deren Hilfe prüft er, ob am Flugzeug alles in Ordnung ist und einem sicheren Flug nichts im Wege steht. Checklisten sind ein wichtiger Bestandteil für den Beruf des Piloten. Was können wir uns davon für unseren Büroalltag abschauen?

Was bringen Checklisten?

Checklisten unterstützen dort, wo dein Gehirn an seine Leistungsgrenzen stößt. Sie sind ein Mittel gegen Vergessen, Verwechseln und die Folgen von Stress und Müdigkeit (St. Pierre & Hofinger, 2020). Gute Checklisten geben dir mehr Sicherheit bei deinen Handlungen und lenken deine Aufmerksamkeit auf die wichtigen Punkte. Sie können dir dabei helfen, eine Problemsituation strukturiert zu betrachten und systematisch nach Ursachen zu suchen. Wenn du Checklisten mit anderen Teammitgliedern einsetzt, können dadurch Aufgaben effizienter erledigt werden. Alle wissen dann, was noch zu tun und was bereits erledigt ist.

Wo liegen die Grenzen von Checklisten?

Voraussetzung für den Einsatz von Checklisten ist, dass der zugrundeliegende Prozess zumindest teilweise standardisiert ist. Fällt der Prozess jedes Mal anders aus, ergibt auch eine Checkliste keinen Sinn. Checklisten mit veralteten Inhalten bringen ebenso wenig. Außerdem gilt auch für den Einsatz von Checklisten dasselbe wie für die meisten Dinge im Leben: Ein gutes Mittelmaß finden! Nicht jeder kleinste Prozess muss in einer Checkliste münden. Bei Checklisten, die wir für andere Personen erstellt haben, liegt die größte Herausforderung sicherlich darin, dass diese die Checklisten auch tatsächlich akzeptieren und einsetzen

Wie ist eine gute Checkliste gestaltet?

Wenn du eine Checkliste für dich selbst erstellst, solltest du auf folgende Punkte achten (Degani & Wiener, 1993):

• Wichtige Punkte stehen am Anfang, wenn es inhaltlich sinnvoll ist.
• Die Checkliste ist so kurz wie möglich und so lang wie nötig. Wenn ein Prozess sehr umfangreich ist, macht es Sinn, mehrere Teil-Checklisten anzulegen.
• Die Checkliste ist benutzerfreundlich gestaltet (Schrift ist gut lesbar; optische Strukturierung; kurze Bearbeitungszeit etc.).
• Am Ende der Checkliste gibt es ein Feld, wo die vollständige Abarbeitung der Checkliste bestätigt wird.

Bei Checklisten, die du für den gemeinsamen Gebrauch mit anderen erstellst, solltest du Folgendes berücksichtigen (Winters et al., 2009):

• Beziehe die anderen Personen, die die Checkliste später nutzen sollen, von Anfang an bei der Erstellung mit ein.
• Teste die Checkliste auf Praxistauglichkeit, bevor du sie an alle Personen weitergibst, die mit ihr arbeiten sollen.
• Lege fest, wer dafür verantwortlich ist, die Checkliste regelmäßig auf Aktualität zu überprüfen und anzupassen.

Ob du die Checkliste in Papierform oder digital aufbaust, musst du selbst entscheiden. Der Vorteil von digitalen Checklisten ist, dass du zusätzliche Informationen über Pop-ups oder Links zur Verfügung stellen kannst. Aber auch hier gilt wieder: Nur auf wirklich wichtige Zusatzinformationen verweisen, um die Checkliste nicht zu überladen.

Literatur

Degani, A., & Wiener, E. L. (1993). Cockpit checklists: Concepts, design, and use. NASA Ames Research Center. https://ntrs.nasa.gov/citations/19930068509

St. Pierre, M., & Hofinger, G. (2020). Human Factors: Teamarbeit und Patientensicherheit in der klinischen Praxis (3. Aufl.). Springer.

Winters, B. D., Gurses, A. P., Lehmann, H., Sexton, J. B., Rampersad, C. J., & Pronovost, P. J. (2009). Clinical review: Checklists – translating evidence into practice. Critical Care, 13(6), 210. https://ccforum.biomedcentral.com/articles/10.1186/cc7792